Wie ich mit Absagen umgehe

Vor kurzem kontaktierte mich Marina. Sie ist freiberuflicher Coach und schrieb mir, dass eine Klientin von ihr kurzfristig absagte. Nun wisse sie nicht so recht, wie sie darauf reagieren solle. Sie stellte mir die Frage, wie ich mit Absagen meiner Klienten umgehe und was ich an ihrer Stelle tun würde. 

Sicherlich eine Frage, die nicht nur Marina beschäftigt. 

Ich habe dafür kein prinzipielles Vorgehen nach dem Motto „Das mache ich immer so … “. Bei mir hängt die Entscheidung von mehreren Faktoren ab:

Zuerst schaue ich, ob es sich um eine/n Selbstzahler/in oder um eine Person aus einer Organisation oder einem Unternehmen handelt.

Mein Vorgehen bei Selbstzahlern

Bei einer/m Selbstzahler/in drücke ich in der Regel bei der ersten Absage ein Auge zu und vereinbare gleichzeitig einen neuen Termin. Ich fülle dann die Zeit mit etwas, dass ich ohnehin machen muss und habe somit gefühlt auch keinen „Verlust“ sondern lediglich eine „terminliche Verschiebung“.

Ausnahme:
Wenn du jedoch für euer Coaching extra einen Raum gebucht hast und den nicht kostenfrei stornieren kannst, würde ich diese Kosten in Rechnung stellen. 

Idealerweise hast du ja eine Coachingvereinbarung, in der du solche Sachen festhalten kannst. Solltest du keine haben, so kannst du sie dir hier holen.

Wenn das jedoch ein zweites Mal vorkommt, würde ich auf die Coachingvereinbarung hinweisen, den Betrag in Rechnung stellen und die Person fragen, inwiefern sie noch ernsthaftes Interesse an dem gemeinsamen Coaching hat. Wenn nämlich zweimal hintereinander oder im kurzen Abstand der selbst gewählte Termin abgesagt wird, werde ich hellhörig.

Mein Vorgehen bei Organisationen/ Unternehmen

Bei Organisationen gehe ich ähnlich vor, doch berechne ich da mitunter das komplette Honorar bereits beim ersten Mal. Es kommt dann darauf an, welche Organisation bzw. welches Unternehmen das ist und wie im Allgemeinen dort mit dem Format „Coaching“ verfahren wird. 

Bei Stammkunden berechne ich in der Regel den Ausfall nicht, sondern vereinbare einen zeitnahen Ersatztermin.

Tipp:
Wenn du noch nicht so lange als Coach tätig bist oder bei einem Kunden einen Auftrag bekommen hast, den du schon lange haben wolltest, so würde ich mich eher von meiner kulanten Seite zeigen und nicht auf die Coachingvereinbarung pochen. 

Ich selber habe damit gute Erfahrungen gemacht, denn du solltest immer daran denken, dass auch du mal unvorhergesehen ausfallen kannst wegen zum Beispiel Krankheit oder dringender Familienangelegenheiten.

Im Kontext Job-Coaching sind dir als Freiberufler/in meistens die Hände gebunden. Nicht du, sondern der Träger, in dessen Auftrag du tätig bist, entscheidet den Umgang mit Absagen. Der Träger rechnet in der Regel auch die vom Klienten nicht wahrgenommenen Stunden ab. Inwiefern du dafür eine Vergütung bekommst, ist Verhandlungssache.

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